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Seit einem halben Jahr ist die neue Spesen-Lösung Yokoy an der UZH im Einsatz. Zahlreiche Führungsvorgesetzte sowie Mitarbeitende des administrativen Personals nutzen bereits aktiv die Anwendung. Auf Basis des Feedbacks dieser Pilot-Anwender wurden verschiedene Prozesse optimiert, darunter beispielsweise die Regelung zur Genehmigung von Spesenbelegen unter 100 CHF. Diese Anpassungen entlasten Führungsvorgesetzte von zahlreichen Freigaben.
Die Yokoy-App wird nun gestaffelt für alle UZH-Angehörigen zur Verfügung gestellt. Die Einführung erfolgt in zwei Phasen, um einen angemessenen Support sicherzustellen:
- Am 25. März für Mitarbeitende der PhF, der MeF sowie der ZDU
- Am 13. Mai für alle weitere UZH-Mitarbeitenden
Dieser Fahrplan wurde letzte Woche an der Sitzung der Universitätsleitung bekannt gegeben und diese Woche wurden die Dekaninnen und Dekane über das Vorgehen informiert.
Zu Beginn jeder Einführungsphase werden die Kostenstellen- und Projektverantwortlichen informiert und gebeten, ihre Mitarbeitenden auf die neue Spesen-App hinzuweisen.
Während der Einführungsphasen werden zudem zwei Schulungsformate angeboten:
- Yokoy-Einführungskurs für Mitarbeitende: Handling des neuen Spesenabrechnungssystems (Kursdaten)
- Yokoy-Einführung für Führungskräfte: Mit Fokus auf das Genehmigungsvorgehen im neuen Spesenabrechnungssystem (Kursdaten)
Die Website zur Spesenabwicklung wird zudem fortlaufend überarbeitet und erweitert.
Wir bitten sie, auch Ihre Kolleginnen und Kollegen auf die bevorstehenden Änderungen aufmerksam zu machen – insbesondere auf die Schulungen und die Informationen auf der Webseite. Vielen Dank für Ihre Unterstützung! Feiern wir zusammen den Abschied vom «gelben» Spesenformular.
Abteilung Finanzen
